広報担当者であれば、必ず作成することとなるプレスリリース。プレスリリースは、広報活動の基本であり、メディアに対して自社の商品・サービスなど新たな情報を伝えるために必要不可欠です。

プレスリリースを作成する上でマスターしたいのが「構成」。同じコンテンツであっても、そのプレスリリースがメディアの目にとまるか、他の情報に埋もれてしまうかは構成によって左右されます。

この記事では、現役の大手企業 広報担当者（社歴8年）が、プレスリリースの構成の作り方や入れるべき要素、構成を決める上で注意すべき5つのポイントを解説していきます。

なぜ必要か？ プレスリリースを行う主な6つの目的

プレスリリースの主な目的は、メディアを通じて企業や団体の重要な情報を広く伝えることです。ただ、企業や団体の業種によってプレスリリースを行う目的は少し変わってきます。その中でも多くの企業や団体に共通しているプレスリリースを行う目的を紹介します。

① ブランド認知とイメージの向上

広報活動によって、企業や団体のブランド認知度を高め、良好なイメージを構築します。消費者や顧客に対して、信頼性と信用性をアピールすることが目的です。

② 製品やサービスの宣伝・販促

新製品の発売や特別なサービスの提供など、製品やサービスの情報を広く周知させることができます。これによって売上を増やし、市場シェアを拡大することを目指します。

③ 企業文化の伝達

広報活動を通じて、企業や団体のビジョン、使命、価値観などをアピールし、ステークホルダーに対して共感を呼び起こします。

④ 危機管理と信用回復

万が一の事態や不祥事が発生した場合、適切な広報活動を通じて、誤解を解消し、信頼回復を図ります。

⑤ メディアとのコミュニケーション

広報活動は報道機関とのコミュニケーションを含みます。メディアへのリリースや記者会見を通じて、企業や団体の情報を伝えます。

⑥ 社会的責任の履行

企業や団体は、社会に対して責任を持つことが求められる場合があります。広報活動を通じて、CSR（企業の社会的責任）活動を紹介し、社会的な貢献をアピールします。

知っておきたい、プレスリリース7種類

企業・団体の業種によってプレスリリースの種類はいろいろありますが、下記が代表的なプレスリリースの種類です。

① 新製品・新サービスの発表

新製品や新サービスの発表を行う際に使われるプレスリリースです。製品やサービスの特長や魅力、発売日などの情報を伝えます。

② イベントの告知

イベント（セミナーや展示会など）を告知するためのプレスリリースです。イベントの内容や日時、場所などを伝えます。

③ マイルストーンや経営状況の報告

企業や団体が重要な成果や節目を達成した場合に発信するプレスリリースです。事業の拡大や賞を受賞したこと、社会的な貢献などを報告します。

④ パートナーシップや提携の発表

他の企業や団体との提携やパートナーシップを発表する際に使われるプレスリリースです。

⑤ 人事異動・重要な任命の発表

企業や団体の役員や重要なポジションの人事異動や新任の発表を行うプレスリリースです。

⑥ 調査結果の発表

市場調査や消費者調査などの結果を報告するためのプレスリリースです。

⑦ 危機管理のための声明

企業や団体が重要な問題や危機に直面した場合に、公式な立場を示すための声明を発表するプレスリリースです。

プレスリリースを書くときの構成の作り方は？

プレスリリースは、新聞やテレビなどのメディアに対して情報を発信する文書であると同時にメディアが記事やニュースにする情報源でもあります。そのため、取材などで記事やテレビ番組での取り上げにつながる非常に重要なものです。

しかし、広報担当者として、ぜひ知っておいて欲しいのが、記事を書く記者には1日100通以上のプレスリリースが送られています。そのため、ルールを無視して作成したプレスリリースは、記者に見てすらもらえません。記者がすぐに内容を理解し、判断できるように、要件が一目で理解できる構成にすることが重要になります。

プレスリリースの構成要素

① タイトル
タイトルはプレスリリースの中で一番重要と言っても過言ではありません。その理由はプレスリリースを見て記事を書く記者には、1日100通以上いろいろな企業からプレスリリースが送られているからです。そのような状況で凡庸なタイトルでプレスリリースを記者に送ったところで見落とされてしまいます。そのため、プレスリリースの内容が概ね理解でき、印象に残るタイトルにしなければなりません。

② リード文
リード文はタイトルと同様、読み手がプレスリリースの内容が興味のあるものかどうかを判断する材料となります。リード文で内容が分からなければ、そこで読むのを辞めてしまうからです。リード文では、プレスリリースの内容がしっかり要約されかつ分かりやすいことが重要です。

③ 本文
プレスリリースの内容を一番伝えられるのが本文です。書きたいことが多いのは分かりますが、伝えたいことを取捨選択し、読み手に負担のかからない情報量で読みやすい文章を心がけます。

④ 画像・グラフ
文章だけのプレスリリースだけだと非常に読みづらいプレスリリースになります。文字だけのプレゼンテーションだとわかりにくいのと同じです。そのため、読み手に情報をより理解してもらうために画像・グラフは非常に重要になってきます。

プレスリリースの適切な配信タイミングとは？

プレスリリースはニュースバリューを最大化するためには配信のタイミングも非常に重要となります。プレスリリースを元に記事を書く記者も会社員の場合がほとんどです。そのため、金曜の夕方にはその週の仕事を納めてることが多いです。そのタイミングで配信しても記事にしてくれる可能性は低いです。プレスリリースを配信する場合は、月曜〜木曜日に配信することがオススメです。

最後に：「凡事徹底」プレスリリースが出来上がった後に必ずやっておきたいこと

プレスリリースは会社の公式文書です。そのため、社外に公開後、内容に誤りを見つけ修正するということは会社の信用にも関わります。内容の誤りなどを防ぐためには、より多くの人の確認を通すことをおすすめします。また、意外と皆さんが失敗しがちなのが、関連URLの公開設定です。プレスリリースの中に特設サイトやより詳細の説明を載せているサイトへのリンクを挿入することがあると思います。

しかし、記者がプレスリリースの内容に興味を持ってくれたとしても、関連URLのリンク切れが起こっていると機会ロスが発生してしまいます。プレスリリースの発信は広報だけでは決して完結できません。そのため、広報担当者はプレスリリースを発信する最後まで、社内調整役としてしっかり関係者をまとめることが大切となります。

ちなみに、Number X社で作成したプレスリリースは以下です。

合わせてこちらも参考にしてみてください。

編集：ヤスダツバサ（Number X）